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Sugerencias sobre comunicaciones eficaces por correo electrónico

Sugerencias para una comunicación eficaz por correo electrónico:

Sea directo
  • Explique el objetivo del correo electrónico en el primer párrafo para estar seguro de que tiene la atención del destinatario. Los detalles se pueden agregar en párrafos subsecuente1.
Sea claro
  • Ofrezca contexto. Preséntese si es la primera vez que se comunica con una persona. Si este correo electrónico es una continuación de una conversación anterior, recuérdele esa conversación al destinatario 1.
  • Vuelva a leer su correo electrónico antes de enviarlo para estar seguro de que es claro y de que no contiene errores tipográficos. Elija un estilo de tipo de letra y un color que sean fáciles de leer.
No pierda el enfoque
  • Con frecuencia los correos electrónicos obtienen una mejor respuesta si se enfocan en un tema. Si el mensaje aborda varios puntos, es menos probable que obtenga una respuesta. La línea de "Asunto" deberá reflejar el enfoque particular del correo electrónico 2.
Sea profesional
  • Aunque los correos electrónicos buscan ser una forma de comunicación semejante a una conversación, las reglas básicas de ortografía y gramática se siguen aplicando, aunque el estilo de escritura pueda ser menos formal 1.
  • Si se está comunicando con una persona por primera vez, diríjase a esa persona por señor o señora u otro tratamiento formal y no por su primer nombre. A medida que continúe la correspondencia con esa persona, puede comenzar a usar su nombre 2.
  • Si está enviando el mismo mensaje a varias personas, incluya sus direcciones en la línea de "copia ciega" o "CCO:" para que sus direcciones no puedan ser vistas por los demás destinatarios 2.
Responda
  • Responda de manera oportuna a sus correos electrónicos.
  • Si necesita que alguien responda en forma urgente o antes de una fecha determinada, aclárelo en su correo electrónico inicial 1.

  • Si una persona no responde a su correo electrónico, es posible que tenga que hacer un seguimiento con otro correo electrónico o una llamada telefónica. Pero respete su tiempo y absténgase de enviar varios correos electrónicos o hacer llamadas telefónicas innecesarias 1.
Sugerencias para mantener la lista de correo electrónico de su organización:
Estas sugerencias son específicamente para correos electrónicos grupales que se envían a los miembros de su organización a través de una lista de correo electrónico o listserv.

Mantenga su atención
  • Divida los correos electrónicos en párrafos breves y use encabezados y subencabezados para guiar a los lectores. Muchas personas no leen con atención los correos electrónicos grupales, por lo que es crucial destacar la información importante 4.
  • Use las últimas noticias que se relacionan con su causa como una motivación para una petición de donaciones o para una llamada a la acción 3.
  • Si un correo electrónico exige una acción inmediata de los miembros, envíe un breve correo electrónico que sea estrictamente sobre esa acción. Recuerde que los mensajes enfocados reciben una mejor respuesta 5.
  • Explique por qué una campaña o cuestión es importante; para eso, describa la relación que guarda con la vida de sus miembros o su comunidad y su pertinencia para los acontecimientos actuales.
  • Incluya historias de personas implicadas en su causa para comprometer e inspirar a sus miembros.
  • Ofrezca vínculos a videos, fotos o artículos interesantes que se relacionen con su causa 3.
  • Si hay una figura prominente que apoye su campaña, envíe un correo electrónico a su nombre (con su permiso) que aliente a los miembros a unirse a una campaña actual 3.
  • Incluya el nombre, logo, o sitio web de su organización tanto como sea posible: en la línea de asunto, en la introducción, y en la conclusión del correo electrónico 5.
  • Evite enviar información que no sea pertinente para los miembros. No tienen que saber todos los detalles sobre todos los aspectos de la organización o causa.
Cree relaciones
  • Los correos electrónicos se deberían enviar en forma regular, una vez al mes o cada seis semanas, con información breve y de calidad. No es deseable que los destinatarios queden abrumados con información i peticiones 4.
  • No envíe correo electrónico a sus miembros sólo cuando necesita donativos o participación en campañas. Cree una relación bien redondeada que incluya actualizaciones sobre éxitos recientes o últimas noticias 3.
  • Use un lenguaje que cree una sensación de comunidad entre sus miembros como “usted”, “nuestro”, “nosotros”, etc). 3.
  • Personalice los correos electrónicos tanto como sea posible. Si tiene acceso a herramientas de correo electrónico que le permitan enviar mensajes a miembros en forma individual cuando envíe un correo electrónico masivo, úselas 5.
  • Considere dividir a los miembros en grupos según intereses compartidos o rasgos en común y redacte correos electrónicos específicamente para esos grupos. Por ejemplo, podría dividir a los miembros por región o por su nivel de participación en la organización.
  • Aunque los correos electrónicos se envíen a un grupo completo, deben sonar como si hubieran sido escritos por una sola persona y dirigidos sólo a otra. Cada miembro asume un compromiso único con su organización y los correos electrónicos deben sonar tan personales como sea posible 4.
  • Piense enviar correos electrónicos a nombre de un miembro específico de su organización, por ejemplo: “Atentamente: Juan Pérez, director ejecutivo”.
  • Cuándo alguien se une a la lista de correo electrónico, envíele un mensaje para darle la bienvenida a la organización.
  • Asegúrese de agradecer a los miembros que hagan donaciones o participen en campañas y eventos, y haga un seguimiento con ellos para involucrarlos en campañas futuras 3.
  • Responda de manera oportuna cuando algún miembro haga alguna pregunta o envíe un comentario.
  • Incluya información de contacto para que los miembros puedan hacer un seguimiento con un miembro del personal para obtener más información, plantear preguntas o hacer comentarios. Asegúrese de que haya alguna persona que revise la dirección de correo electrónico dada en forma periódica.
Evite los errores técnicos
  • No incluya demasiadas fotos ni ninguna clase de archivo que sea demasiado grande. Algunos servidores de correo electrónico no permiten la visualización de imágenes, o filtrarán los mensajes de correo electrónico a una carpeta de spam o "correo basura" si hay demasiados archivos anexos.
REFERENCIAS

1 Asaravala, A. (2007), 14 Email Do's and Don'ts: Ways to make your messages more efficient and effective, Tech Soup, http://www.techsoup.org/learningcenter/internet/page6175.cfm , consultado el 26 de enero de 2010

2 Tay, W. (2003), Essential Email Etiquette, Tech Soup, http://www.techsoup.org/learningcenter/internet/archives/page9167.cfm?cg=searchterms&sg=writing%20e-mails , consultado el 29 de enero de 2010-1-26

3 Greenberger, E. (2008), 11 Email Tips from the Presidential Campaigns, see3 Communications Blog, http://blog.see3.net/2008/11/04/11-email-tips-from-the-presidential-campaigns/ , consultado el 29 de enero de 2010-1-26

4 Miller, K. (2008), Bring Your e-Newsletter from Snoring to Soaring, Network for Good, http://www.fundraising123.org/article/bring-your-e-newsletter-snoring-soaring , consultado el 29 de enero de 2010-1-26

5 TechRocks, (2001), Writing Effective E-mail Alerts, Tech Soup, http://www.techsoup.org/learningcenter/internet/page5265.cfm , consultado el 29 de enero de 2010-1-26

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