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Finánciala | Capítulo uno

Redacción de propuestas de financiamiento


LO BÁSICO

Estas herramientas y recursos están diseñados para ayudarle a dominar el arte de escribir propuestas de financiación eficaces y concisas para proyectos de libertad de expresión. Aunque cada donante tenga requisitos específicos de información, esta guía cubre los elementos que comúnmente son requeridos por la mayoría de los donantes. Siempre consulte con un donante para ver si tiene un formato de aplicación particular, y en caso que el mismo exista, úselo. Usted debe poder adaptar este formato a cualquier donante con el que está trabajando.


DIRECTRICES DE PROPUESTAS DE PROYECTO

Esta sección proporciona directrices sugeridas para la redacción de propuestas de financiamiento para proyectos de libertad de expresión, basadas en la plantilla de ejemplo de propuesta de proyecto, que incluye los siguientes elementos:

  • Elementos esenciales de la carátula
  • Resumen ejecutivo
  • Planteamiento del problema
  • Objetivos del proyecto y resultados esperados
  • Actividades del proyecto y productos
  • Presupuesto
  • Participantes del proyecto
  • Beneficiarios del proyecto
  • Gestión del proyecto
  • Riesgos
  • Sustentabilidad del proyecto
  • Consideraciones de género
  • Evaluación y monitoreo

Tenga en cuenta que la redacción de un plan de proyecto no es necesariamente un proceso lineal. Puede que le resulte más fácil empezar con las secciones que son más claras para usted, y luego volver a otras que son más generales, tales como:

  • Actividades del proyecto
  • Presupuesto
  • Plan de implementación
  • Resultados esperados
  • Objetivos
  • Metas, etc.


CONSEJO

Asegúrese de dejar tiempo suficiente para reunir y compilar información detallada sobre el plan del proyecto. Cuanto más concreto, específico y lógico pueda ser, más fuerte será su presentación a los donantes y mejores serán sus posibilidades de obtener financiación.


ELEMENTOS ESENCIALES DE LA CARÁTULA

Manténgala limpia y sencilla, con la información clave que un donante debe encontrar. Usted necesitará lo siguiente:

Título del proyecto Cree un nombre para su proyecto. Una manera común de titular los proyectos es describir el resultado o efecto del proyecto, seguido por el nombre de la actividad. Este formato le da al público información acerca de la misión del proyecto de inmediato.


EJEMPLOS DE TÍTULOS DE PROYECTO

  • Construyendo la Democracia en Asia Central: Cerrando las Brechas en el Monitoreo de la Libertad de Expresión, la Capacitación y Promoción
  • Fortaleciendo la Libertad de Expresión en América Latina y el Caribe – Construyendo Redes eficaces y Promoción para Mejorar el Reporte de Violaciones

Duración del Proyecto Incluya los plazos previstos para el proyecto

Presentado a Especifique el nombre y cargo de la persona a la que va a enviar la propuesta

Persona de contacto ¿Qué persona en su organización es la principal responsable de la elaboración y la gestión del proyecto, quién también será la encargada principal de información al respecto? ¿Hay otras personas que deban ser mencionadas? Brinde el nombre, cargo, número de teléfono y dirección de correo electrónico para cada contacto clave.

Dirección postal Incluya su dirección postal completa para la correspondencia.

Dirección Inclúyala, si es diferente a su dirección postal.

Correo electrónico y sitio web Incluya la dirección del sitio web de la organización y la dirección de correo electrónico general.


RESUMEN EJECUTIVO


LARGO: 1/2 PÁGINA A 1 PÁGINA MÁXIMO

Esta es la sección más importante de su propuesta, porque los donantes confían en ella para presentar el proyecto a sus colegas. Este debe ser el único lugar donde el potencial financiador/socio puede encontrar:

  • Una breve pero convincente explicación de por qué es necesario el proyecto: ¿qué problema está tratando de abordar?
  • Objetivo del proyecto
  • Visión general de la estrategia del proyecto
  • Resultado esperado o cambio que será el resultado de que su proyecto sea implementando con éxito
  • Petición específica de $ del donante (aquí se podría hacer referencia a cualquier otro donante o apoyo en especies que ya hayan asegurado).


CONSEJO

Prepare el resumen ejecutivo luego de que el resto de la propuesta de proyecto esté escrito, ya que se basa en la información de todas las otras secciones.


PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ANTECEDENTES/CONTEXTO


LARGO: 1 PÁGINA MÁXIMO

Ya sea de manera conjunta o separada, estas secciones explican por qué cree que su proyecto es una respuesta lógica y necesaria a un conjunto de circunstancias. ¿Cuál es el problema que su proyecto intenta resolver?

Los antecedentes deben explicar cómo llegó a esta propuesta, a quién consultó, qué dijeron y por qué cree que su propuesta es la respuesta al problema que necesita solución. ¿Dónde y cómo se originó su propuesta de proyecto? Si usted ha realizado encuestas o tiene pruebas cuantitativas que existe una demanda para este proyecto, haga referencia a esto. Considere incluir toda la documentación detallada en los Apéndices (por ejemplo, el resumen de los resultados de la encuesta). Como parte de los antecedentes, es posible que necesite describir el contexto particular de un país o región.


OBJETIVO DEL PROYECTO Y RESULTADOS ESPERADOS


LARGO: CERCA DE 1/2 PÁGINA

El objetivo del proyecto debe describir el principal impacto global que desea que el proyecto tenga. En una frase, encapsule la visión del proyecto respondiendo a esta pregunta: ¿Qué tipo de cambio significativo ocurrirá a causa de este proyecto? Considere los siguientes ejemplos de objetivos y resultados establecidos concisamente:

Ejemplos de objetivos
Ejemplos de resultados

Este proyecto tiene como objetivo proporcionar a las organizaciones de libertad de expresión en Asia Central, que enfrentan graves violaciones de libertad de expresión y derechos humanos, con un mecanismo de red vital para ayudarles a desarrollar medios de comunicación independientes y responsables que puedan desempeñar un papel de liderazgo en el desarrollo de la democracia.

Iniciativas de promoción y sensibilización pertinentes a nivel nacional y regional implementadas a través de la colaboración regional

Este proyecto tiene como objetivo influir y lograr la participación activa y la acción sobre cuestiones de libertad de expresión por parte de los partidos estatales, organismos intergubernamentales pertinentes, y la sociedad civil en América Latina y el Caribe, mediante el fortalecimiento de las herramientas para el seguimiento y la notificación de violaciones y desarrollos, generando mecanismos para el diálogo e interlocución efectivos intergubernamental y con el Estado, y el fortalecimiento de la creación de redes de libertad de expresión a nivel nacional y regional.

Mecanismo de reporte estandarizado para las violaciones a la libertad de expresión y desarrollos en América Latina y el Caribe

Usted sabrá si su objetivo contiene las palabras correctas cuando se lea como una declaración general acerca de un cambio o logro que evoca naturalmente la pregunta: "¿Cómo?"


DEFINICIONES ÚTILES

  • Objetivos son las principales áreas de trabajo que se realizan durante cinco a siete años para cumplir con la misión de una organización.
  • Resultado son resultados de mediano plazo que se pueden lograr en un período de uno a tres años. Por ejemplo, “Formas identificadas para trabajar de manera más estratégica dentro de las regiones y aprovechar las fortalezas y evitar la duplicación de esfuerzos.”
  • Productos son logros concretos a más corto plazo, que permiten que un resultado se produzca en el largo plazo (por ejemplo, informes, capacitación, manuales, etc.).


CONSEJO

A medida que articula sus resultados de proyecto, es crucial vincularlos directamente a sus actividades previstas en el proyecto. Por ejemplo, si uno de los resultados esperados del proyecto es la mejora del reporte de violaciones de libertad de expresión, las actividades específicas relacionadas podrían ser: talleres de capacitación para los corresponsales, intercambios de competencias entre las organizaciones, el desarrollo de modelos de reportes de libertad de expresión a medida, la construcción de una red más amplia de corresponsales, aumento de la capacidad de traducción, etc.


ACTIVIDADES DEL PROYECTO Y RESULTADOS


LARGO: CERCA DE 2 PÁGINAS

En esta sección podrá esbozar su estrategia específica (actividades, resultados esperados y una línea de tiempo) para lograr los resultados del proyecto. Asegúrese de que sus actividades correspondan directamente con los resultados esperados.

Actividades del proyecto
Describa concretamente cómo logrará el objetivo del proyecto y los resultados esperados. Ejemplos de actividades pueden incluir:

  • Taller de capacitación
  • Intercambios de habilidades con otras organizaciones
  • Sitio web de la campaña y kit de herramientas descargable “¡Actúa!”
  • Actividades de capacitación sobre un tema o habilidad específica, o para una comunidad específica o grupo de usuarios
  • Programas de radio sobre temas de libertad de expresión
  • Una misión de investigación en un país o región, y el posterior informe
  • Diálogo/ consulta en línea y un informe o comunicado de prensa posterior
  • Reunión pública, webinar/webcast y/o 'tweetup' sobre un tema en particular
  • Panel de expertos en un evento público
  • Encuesta

Al describir las actividades, indique cuándo y dónde se llevarán a cabo, y quién participará. Sea realista acerca de la línea de tiempo - no tiene sentido preparar a su organización para el fracaso. ¡Es mejor prometer menos y lograr mucho más!

Resultados esperados
Estos son los "productos" que resultarán de su actividades, por ejemplo, el sitio web, programa de formación, estudio de caso, informe de investigación, la infografía o visualización de datos, plan de actividades futuras o un documento de estrategia, guía “Paso a Paso”, afiche, una declaración, un cierto número de personas capacitadas, una intervención política, etc. Sea lo más descriptivo posible:

  • Cuantifique sus resultados (por ejemplo, especifique el número de personas capacitadas o copias producidas de un folleto)
  • Enumere los idiomas en los que los resultados estarán disponibles
  • Identifique comunidades específicas de personas o lugares geográficos que se verán beneficiadas o afectadas, y sus expectativas de llegar a la audiencia.


PRESUPUESTO


LARGO: 1 PÁGINA

Compruebe si el donante requiere un formato específico para la presentación del presupuesto (muchas organizaciones lo hacen). Asegúrese de que el presupuesto se refiera a las actividades y resultados que ha presentado, y organícelo tanto como sea posible de acuerdo con los resultados del proyecto, con los costos estimados para cada actividad relacionada que aparece bajo su correspondiente resultado. Utilice estas plantillas para los ejemplos de presupuestos desglosados.


CONSEJO

Prepare el presupuesto en la moneda del donante (por ejemplo, USD, EUROS, etc.). Asegúrese de que la información que presenta en el presupuesto del proyecto se traslada directamente en el presupuesto anual de su organización.

Más allá del tiempo necesario para el personal directamente implicado en la entrega del proyecto, no olvide incluir los gastos generales, tales como el tiempo del personal senior y financiero dedicado al proyecto, alquiler, servicios públicos, comunicaciones, equipos de oficina y apoyo técnico, etc. Algunos donantes tienen límites específicos sobre el porcentaje del presupuesto que se puede utilizar para los gastos generales, si es posible debe verificar esto de antemano. Alrededor del 20% generalmente cubre la mayoría de los costos para administrar y entregar adecuadamente un proyecto, pero muchos donantes no apoyan con más de un 10%, por lo que deberá incluir sus gastos generales en el presupuesto de otra manera.


CONSEJO

Incluso si usted piensa que un donante no cubrirá los gastos generales, es importante incluirlos en el presupuesto, ya que estos son un componente esencial para que realmente pueda hacer el trabajo (por ejemplo, si usted no tiene una oficina, no podría llevar adelante el proyecto).

Si usted espera tener que recaudar fondos de donantes múltiples, indique en la sección del presupuesto de su propuesta dónde está tratando de recaudar los fondos adicionales. Piense en estas preguntas:

  • ¿Hay algo en el presupuesto con lo que su organización puede contribuir realmente? por ejemplo, una lista de correo; un lugar para un taller/capacitación; un recurso humano; etc. Asegúrese de mostrar el valor de las contribuciones que están haciendo como parte de los ingresos/gastos.
  • ¿Hay algún financiamiento que ya tiene, o que alguno de sus socios del proyecto tienen, que se puede aprovechar para la implementación de este proyecto? por ejemplo, si usted va a adaptar los materiales que se han desarrollado en otro proyecto para sus propios fines (en lugar de producirlos de cero), puede mostrar estos materiales como contribución/ingresos en el presupuesto, y sólo mostrar como costos los gastos que necesita para hacer las modificaciones.


PARTICIPANTES DEL PROYECTO, BENEFICIARIOS Y GESTIÓN


LARGO: CERCA DE 1 PÁGINA

Participantes
De una visión general de todos los que van a participar en las actividades del proyecto, ya sea como socio de implementación o como un participante directo en las actividades del proyecto (por ejemplo, los periodistas en los talleres, etc.). A los participantes directos también se les conoce por algunos donantes como "grupos objetivo". En esta sección se pueden considerar como se vincula el proyecto a otras actividades conexas en curso en la comunidad o en el campo. ¿Está involucrando a otros socios estratégicos de alguna manera?

Beneficiarios
Describa quién se beneficiará directa e indirectamente del proyecto, y cómo serán afectados por las actividades de su proyecto.

Gestión
Identifique quién estará coordinando el proyecto día a día, así como quién será responsable de la gestión financiera y la gobernabilidad. ¿Tendrá algún grupo de asesores involucrados en la ejecución? Si es así, identifique y explique sus funciones.

Por lo general, una organización debe ser el contratista del proyecto (por ejemplo, la organización que firma el contrato del proyecto con un donante o patrocinador del proyecto). Sin embargo, las relaciones entre el contratista del proyecto y otras organizaciones que participan directamente en la ejecución del proyecto se deberán explicar detalladamente. Si bien es útil hacer esto por el bien del donante o patrocinador, es aún más importante hacerlo por el éxito del proyecto. La elaboración de las cuestiones contractuales y de ejecución entre los socios del proyecto antes de buscar financiación es esencial, para evitar confusiones y malos entendidos posteriores.


SECCIONES OPCIONALES DE LA PROPUESTA

Usted podría omitir las siguientes cuatro secciones en una primera presentación a un donante, aunque la mayoría de los donantes que avanzan con la financiación querrán ver su forma de pensar sobre estos temas en algún momento. Así que considere la inclusión de los mismos, o esté preparado para elaborarlos más tarde. Muchos donantes no consideran estos elementos opcionales, y los requieren en cualquier aplicación.


1) RIESGOS

Identifique los riesgos que posiblemente podrían interferir con su capacidad para poner en práctica el proyecto con éxito. Si bien puede parecer contradictorio decirle a un donante potencial que existe la posibilidad de que el proyecto no pueda tener éxito, es mejor identificar problemas potenciales antes de empezar. Los donantes a menudo tienen sugerencias para mitigar los riesgos.

Por ejemplo, tal vez usted no está seguro de lo rápido que se puede encontrar el mejor miembro calificado del personal para ejecutar el proyecto. O tal vez hay disturbios civiles inminentes alrededor de una elección en el país, que podrían evitar que ciertas actividades tengan lugar. Tal vez usted está confiando en sistemas de comunicaciones no fiables para avanzar en el trabajo, y usted debe anticipar algunos retrasos en la ejecución.

Pensar en los riesgos del proyecto y redactarlos le ayuda a desarrollar planes de contingencia, que también se pueden presentar en esta sección.


2) SUSTENTABILIDAD DEL PROYECTO

Los donantes quieren saber qué pasará con el proyecto luego de que su contribución financiera se haya agotado. ¿Qué mecanismos están integrados en el proyecto, o serán producidos por el mismo, para asegurar resultados duraderos? Considere lo siguiente:

Contexto del proyecto: ¿Es este proyecto parte de una emprendimiento más grande, o se trata de una actividad distinta? ¿Se esperan fases posteriores?

Seguimiento: ¿Hay actividades/programas de seguimiento que se beneficiarán de los resultados de este proyecto?

Apoyo: ¿En qué medida la iniciativa cuenta con el apoyo permanente (incluidos los financieros) de actores nacionales e internacionales más allá de la fecha final presentada al donante?


3) CONSIDERACIONES DE GÉNERO

Muchos donantes – especialmente, pero no sólo los donantes del gobierno -requieren que los proyectos aborden cuestiones de género. (A menudo los gobiernos también requieren otros intereses especiales, como la pobreza, el VIH/SIDA, consideraciones ambientales, etc., que deben tenerse en cuenta. Por lo tanto averigüe cuales son e inclúyalos en la aplicación.)

Para la rendición de cuentas de género, identifique en qué medida garantizarán que se aborden los intereses/necesidades de las mujeres, hombres, niñas y niños:

  • Planificando: ¿Qué desigualdades de género necesitan ser reconocidas en el contexto del proyecto y qué estrategias se desarrollarán para abordarlas en el diseño del proyecto?
  • Implementando: ¿Qué acciones concretas se tomarán para garantizar que las necesidades/intereses de las mujeres, hombres, niñas y niños se incorporen en las actividades del proyecto?
  • Evaluando: ¿Cómo se beneficiarán las mujeres, hombres, niñas y niños de las ventajas/beneficios previstos en las actividades del proyecto, y cómo se medirá esto?


4) EVALUANDO Y MONITOREANDO

¿Cómo sabrá si ha logrado sus objetivos? Los donantes le pedirán que identifique maneras de medir el éxito. Lo más importante será establecer indicadores para el éxito en el inicio del proyecto que pueda revisar a medio camino y/o al final.


EJEMPLOS DE EVALUACIONES

Sesiones de capacitación: Pida a los participantes que expresen sus expectativas al inicio de la sesión; al final, pídales que completen una evaluación contando cómo utilizarán las habilidades que han adquirido; realice un seguimiento algunas semanas o meses más tarde para ver si se han utilizado estas habilidades. Documente los resultados.

Sitios web y productos de información en línea: Demuestre que habrá participación de las partes interesadas en la construcción de sus vehículos de comunicación, y también que usted puede medir la forma en que se utilizan, por quién, la cantidad, y de dónde son.

Informes: Si está produciendo materiales o un informe, invite a la gente a revisar los esquemas y borradores y que realicen comentarios sobre los mismos.

Recursos del proyecto: Encueste a los usuarios e informe sobre los hallazgos.

A medida que se desarrolla el proyecto, puede ser muy útil convocar a grupos asesores del proyecto que usted puede consultar.


NOTA

Las evaluaciones cuestan dinero, así que asegúrese de presupuestarlas para las que planea emprender.

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